Wissensmanagement
Wenn Mitarbeitende gehen, geht ihr Wissen mit.
Was passiert wenn 30 Jahre Erfahrung die Verwaltung verlassen?
Frau Müller geht nach 32 Jahren in Rente. Sie weiß wie der Förderantrag wirklich funktioniert, welche Ausnahmen es gibt und wen man anrufen muss wenn es hakt. Dieses Wissen steckt in ihrem Kopf, in alten E-Mails und in handgeschriebenen Notizen. Ihr Nachfolger fängt bei null an. Gleichzeitig suchen Mitarbeitende täglich nach Dokumenten die irgendwo gespeichert sind, fragen Kollegen nach Prozessen die niemand aufgeschrieben hat und verlieren wertvolle Zeit mit Dingen die längst gelöst sein sollten. Das Wissen ist da. Es ist nur nicht zugänglich.
Wissensmanagement für Städte und Kommunen
Das Wissensmanagement von BotBucket sichert das Erfahrungswissen Ihrer Verwaltung bevor es verloren geht. Im Interview Modus stellt die KI gezielte Fragen und wandelt Antworten automatisch in strukturiertes Wissen um. Im Lern Modus laden Anwendende eigene Dokumente hoch und erweitern die Wissensbasis eigenständig. Beides funktioniert in über 100 Sprachen und ohne IT Kenntnisse.
- KI Interview Modus sichert Erfahrungswissen
- Zentrale Wissensbasis für alle Mitarbeitenden
- Direkt mit BotBucket verbunden für sofortige Nutzung
Ablauf in vier Schritten
Interview Modus aktivieren
Die Verwaltung aktiviert den Interview Modus für Frau Müller. In wenigen Klicks, ohne IT Kenntnisse. Frau Müller erhält Zugang und kann sofort starten.
KI führt das Gespräch
Die KI stellt Frau Müller gezielte Fragen zu ihren Aufgaben, Prozessen und Erfahrungen. Sie antwortet in ihren eigenen Worten, ganz ohne Vorbereitung.
Dokument prüfen und verfeinern
Das fertige Interview Dokument kann von Frau Müller oder ihrem Vorgesetzten noch einmal durchgesehen und bei Bedarf ergänzt werden.
Als Wissensquelle hochladen
Das gesicherte Wissen wird direkt in BotBucket hochgeladen und steht ab sofort allen berechtigten Mitarbeitenden zur Verfügung.
30 Jahre Erfahrung. Gesichert. Für immer.
Der KI Interview Modus sichert Erfahrungswissen, bevor es die Verwaltung verlässt. Die KI stellt gezielte Fragen, Mitarbeitende antworten in ihren eigenen Worten und das Gespräch wird automatisch zur strukturierten Wissensquelle. Während des Interviews greift die KI auf alle Bot-Tools zu, recherchiert in vorhandenen Daten, knüpft an frühere Interviews an und stellt gezielte Folgefragen. So entsteht deutlich tieferes Wissen als bei klassischen Frage-Antwort-Tools.
- Wissensbewahrung vor Rente oder Stellenwechsel
- KI Interview Modus sichert implizites Erfahrungswissen
- KI recherchiert während des Interviews aktiv in vorhandenen Daten
Wissen erfassen in weniger als einer Minute
Ein Interview kann direkt über die Bot Settings gestartet werden. Die Einrichtung dauert weniger als eine Minute. Die eingeladene Person erhält einen einfachen E-Mail-Link und kann das Interview von überall starten, ohne Installation oder technische Einrichtung. Das erleichtert besonders Verwaltungen die Wissenssicherung mit ausscheidenden Mitarbeitenden.
- Interview Einrichtung in unter 60 Sekunden
- Start über einfachen E-Mail-Link
- Keine zusätzliche Software notwendig
Alles an einem Ort
BotBucket Wissensmanagement führt alle Quellen automatisch zu einer zentralen Wissensbasis zusammen. Dokumente, Interview Aufzeichnungen und interne Leitfäden werden strukturiert, auffindbar und für alle zugänglich gemacht.
- Zentrale Wissensbasis aus allen vorhandenen Quellen
- Automatisch strukturiert und jederzeit auffindbar
- Wächst mit der Verwaltung ohne Mehraufwand
Ihr Wissen bleibt Ihres
Zugriffsrechte lassen sich flexibel pro Abteilung definieren. Durch Single Sign On über bestehende Mitarbeiterkonten ist die Einrichtung schnell und unkompliziert. Alle Daten werden ausschließlich auf EU Servern verarbeitet, vollständig DSGVO- und EU-KI-Act-konform.
- Zugriffsrechte pro Abteilung steuerbar
- Single Sign On über bestehende Mitarbeiterkonten (OIDC)
- EU Hosting, DSGVO- und EU KI Act konform
Wissensmanagement und BotBucket. Gemeinsam stärker.
Wissensmanagement und BotBucket ergänzen sich perfekt. Das gesicherte Verwaltungswissen wird zur Grundlage für Ihren Chatbot. Bürger stellen Fragen und bekommen Antworten direkt aus dem gesammelten Erfahrungswissen Ihrer Mitarbeitenden. Intern wie extern.
YOUnique Power
Hinter jeder Lösung steht ein Team aus KI-Expert:innen mit langjähriger Erfahrung, das täglich daran arbeitet, Verwaltungen einen Schritt weiter zu bringen. Lernen Sie uns und unsere Denkweise kennen.
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